Sei un direttore o segretario generale di una società. È venerdì mattina e ti è appena stata consegnata una nota proveniente da una persona che richiede l’accesso al registro dei membri della società. Che cosa fai (dovresti!)?

La regola generale nel Regno Unito è che il registro dei membri di una società può essere ispezionato da qualsiasi persona (indipendentemente dal fatto che sia azionista o meno) a condizione che la persona paghi una tassa prestabilita e presenti una richiesta che contenga determinate informazioni obbligatorie come stabilito nella sezione 116 del Companies Act del 2006, incluso lo scopo per cui le informazioni accessibili devono essere utilizzate.

In breve, la vostra società non è tenuta ad adempiere ad una richiesta e sarebbe autorizzata a non farlo, se un tribunale fosse convinto che l’ispezione era stata richiesta per uno “scopo non appropriato”. Tuttavia, a meno che la vostra azienda non ottenga l’ordine dal tribunale di non soddisfare la richiesta, la non conformità sarebbe un reato commesso dalla società e da ogni funzionario della società che è inadempiente.

Una società ha solo 5 giorni lavorativi per ottemperare ad una richiesta di accesso della sezione 116 o rivolgersi al Tribunale per un ordine di non accesso. Pertanto, è molto importante considerare quali procedure porre in essere per accertare se una richiesta sia stata presentata per un scopo corretto oppure no.

L’onere di dimostrare che lo scopo è improprio è a carico della società. Inutilmente, il Companies Act del 2006 non definisce cosa sia uno “scopo appropriato”. Inoltre, la Corte d’Appello ha dichiarato che non è possibile fornire una definizione esauriente.

Lo scopo deve essere valutato obiettivamente sulla base dei fatti e della prova di ciascuna richiesta. È possibile fare riferimento all’Institute of Chartered Secretaries & Administrators che ha pubblicato le linee guida per provare la correttezza dello scopo , nonché sulla giurisprudenza recente come Burry & Knight Limited e Another v Knight (in cui l’intenzione di identificare chi erano gli attuali azionisti e scrivere a questi azionisti in dettaglio le preoccupazioni sul comportamento passato degli amministratori – una preoccupazione che non aveva sostanza – è stata considerata uno “scopo improprio”) o Richard Charles Fox-Davies contro Burberry plc (in cui le richieste di un agente commerciale di rintracciamento di esaminare il registro societario degli azionisti al fine di estrarre una commissione rintracciando i membri perduti, sono state anch’esse considerate come uno “scopo improprio”.)

Infine, è necessario prestare attenzione ai seguenti punti generali sollevati dalla giurisprudenza:

  • Le parole “scopo adeguato” dovrebbero avere il loro significato naturale e ordinario;
  • dove ci sono molteplici scopi di cui alcuni sono appropriati e altri no, uno scopo appropriato non è necessariamente contaminato dall’essere accoppiato ad uno scopo improprio;
  • per decidere se uno scopo è corretto potrebbe essere necessario considerare sia l’obiettivo che i mezzi per raggiungere tale obiettivo;
  • il test è lo stesso per i membri e i non membri che richiedono l’accesso; e
  • se uno scopo è corretto non dipende dal fatto che la richiesta sia nel migliore interesse degli azionisti.

Le richieste di ispezione del registro societario dei membri possono essere poche e distanti tra loro, tuttavia, una chiara politica per quello che la tua azienda ritiene uno “scopo appropriato” dovrebbe essere in atto al fine di evitare qualsiasi responsabilità penale derivante da un ritardo mentre si considera il punto.