Una firma serve a catturare quello che è l’intento del firmatario ad essere vincolato ai termini posti da un documento, allo stesso modo di un nastro legato attorno ad un regalo. La firma elettronica ottimizza il processo di esecuzione dei documenti, apportando dei benefici ad ogni firmatario. Non c’e` piu` bisogno infatti di stampare, firmare e scannerizzare i documenti! Risulta essere utile quando si ha bisogno di firmare un documento importante, ma sei impegnato a scendere da una pista da sci o sei nel bel mezzo della preparazione di un pranzo a cinque portate. Durante le festività, è difficile quando c’e` bisogno di firmare un documento all’ultimo minuto od ottenere un documento attraverso un affare da concludere.

Piano piano, sembra che anche il mondo legale si stia adattando alla firma elettronica. Data la particolare attenzione posta sulla certezza del diritto, è fondamentale garantire il giusto tipo di firma elettronica per il giusto documento. Di seguito alcuni fattori esterni, che illustrano alcuni rischi derivanti dall’uso della firma elettronica.

Tipi di firme europee, fiducia e accettazione – Il Regolamento eIDAS (EUR-Lex – 32014R0910 – EN – EURLex) disciplina la validità e l’accettazione delle firme elettroniche. Esso indica 3 tipi di firme elettroniche, classificate in base al livello di garanzia di sicurezza: la firma elettronica semplice, avanzata e qualificata. La firma elettronica qualificata soddisfa tutte le richieste tecnologiche del Regolamento eIDAS, come ad esempio l’utilizzo di un apposito dispositivo per la creazione ed un certificato da parte di un prestatore di servizi fiduciari qualificato a livello europeo. Essa offre il più alto livello di identificazione e autenticazione affidabile. E ha lo stesso effetto giuridico di una firma “scritta a mano”, potendo quindi essere ammessa in qualsiasi tribunale dell’Unione Europea. L’effetto delle firme semplici ed avanzate verrà deciso a livello nazionale, dalla legislazione e dalla giurisprudenza.

Come procedere alla firma elettronica

La pratica della firma elettronica è ancora in fase di costruzione. Molte piattaforme online mettono a disposizione tale soluzione. Questo metodo di firma di facile utilizzo rende la consegna e la firma elettronica efficienti, riducendo il livello di disturbo per ogni firmatario. Essa funziona come segue:

  1. Via email, un firmatario riceve una busta con i documenti da firmare, in un link;
  2. Attraverso questo link che dà accesso alla piattaforma online, un firmatario può riguardare il documento ed aggiungere la firma trascinando nell’apposito spazio tale blocco contenente la firma.
  3. Quando tutti i firmatari hanno puntualmente firmato il documento, viene emesso un certificato attestante il completamento della procedura, il documento debitamente firmato viene inviato via email a tutte le parti e memorizzato sul server della piattaforma.

Tale procedimento consente di risparmiare tempo e costi, eliminando le fasi di stampa e scansione al fine di velocizzare il ritmo di esecuzione. Inoltre, consente di seguire il percorso del documento e di controllarne l’accuratezza, rendendo evidente il fatto che non mancano pagine o firme.

Considerazioni sulla confezione regalo

L’innovativa tecnologia della firma elettronica può essere un vero e proprio regalo natalizio. Gli evidenti vantaggi che questa comporta sono sufficienti per superare qualche disagio nell’uso della nuova tecnologia, dell’affidabilità e della sua sicurezza?

La firma elettronica deve essere considerata in relazione al singolo documento. L’accreditamento della firma elettronica è rilevante per (il tipo di firma applicata e accettata da) una controparte ricevente.

Sfortunatamente, alcuni documenti non possono essere firmati per via elettronica a causa della legge nazionale o delle restrizioni costituzionali dell’azienda. Nei Paesi Bassi, un atto compiuto dinanzi ad un notaio civile olandese richiede uno specifico tipo di carta e firme fatte a mano. Quando la parte ricevente è un registro od una autorità nazionale o un tribunale non europeo, esso potrebbe non essere in grado o non voler accettare un documento firmato per via elettronica. Le parti contraenti devono essere consapevoli dell’attuale pratica di offrire solo soluzioni di firma semplice o avanzata con meno requisiti tecnologici, pratiche da utilizzare e meno costose. Queste sono meno affidabili e sono prive del riconoscimento (UE) garantito. Ciò solleva la seguente questione: i tribunali nazionali regoleranno diversamente casi simili, causando incertezza giuridica?