Una firma serve a catturare quello che è l’intento del firmatario
ad essere vincolato ai termini posti da un documento, allo stesso modo di un
nastro legato attorno ad un regalo. La firma elettronica ottimizza il processo
di esecuzione dei documenti, apportando dei benefici ad ogni firmatario. Non
c’e` piu` bisogno infatti di stampare, firmare e scannerizzare i documenti!
Risulta essere utile quando si ha bisogno di firmare un documento importante, ma
sei impegnato a scendere da una pista da sci o sei nel bel mezzo della
preparazione di un pranzo a cinque portate. Durante le festività, è difficile
quando c’e` bisogno di firmare un documento all’ultimo minuto od ottenere un
documento attraverso un affare da concludere.
Piano piano, sembra che anche il mondo legale si stia adattando
alla firma elettronica. Data la particolare attenzione posta sulla certezza del
diritto, è fondamentale garantire il giusto tipo di firma elettronica per il
giusto documento. Di seguito alcuni fattori esterni, che illustrano alcuni
rischi derivanti dall’uso della firma elettronica.
Tipi di firme
europee, fiducia e accettazione – Il Regolamento eIDAS (EUR-Lex –
32014R0910 – EN – EURLex) disciplina la validità e l’accettazione delle firme
elettroniche. Esso indica 3 tipi di firme elettroniche, classificate in base al
livello di garanzia di sicurezza: la firma elettronica semplice, avanzata e
qualificata. La firma elettronica qualificata soddisfa tutte le richieste
tecnologiche del Regolamento eIDAS, come ad esempio l’utilizzo di un apposito
dispositivo per la creazione ed un certificato da parte di un prestatore di
servizi fiduciari qualificato a livello europeo. Essa offre il più alto livello
di identificazione e autenticazione affidabile. E ha lo stesso effetto
giuridico di una firma “scritta a mano”, potendo quindi essere ammessa in
qualsiasi tribunale dell’Unione Europea. L’effetto delle firme semplici ed
avanzate verrà deciso a livello nazionale, dalla legislazione e dalla
giurisprudenza.
Come procedere
alla firma elettronica
La pratica della firma elettronica è ancora in fase di
costruzione. Molte piattaforme online mettono a disposizione tale soluzione. Questo metodo di firma di facile
utilizzo rende la consegna e la firma elettronica efficienti, riducendo il
livello di disturbo per ogni firmatario. Essa funziona come segue:
- Via email, un firmatario riceve una
busta con i documenti da firmare, in un link;
- Attraverso questo link che dà accesso
alla piattaforma online, un firmatario può riguardare il documento ed
aggiungere la firma trascinando nell’apposito spazio tale blocco contenente la
firma.
- Quando tutti i firmatari hanno
puntualmente firmato il documento, viene emesso un certificato attestante il
completamento della procedura, il documento debitamente firmato viene inviato via
email a tutte le parti e memorizzato sul server della piattaforma.
Tale procedimento consente di risparmiare tempo e costi,
eliminando le fasi di stampa e scansione al fine di velocizzare il ritmo di
esecuzione. Inoltre, consente di seguire il percorso del documento e di
controllarne l’accuratezza, rendendo evidente il fatto che non mancano pagine o
firme.
Considerazioni
sulla confezione regalo
L’innovativa tecnologia della firma elettronica può
essere un vero e proprio regalo natalizio. Gli evidenti vantaggi che questa
comporta sono sufficienti per superare qualche disagio nell’uso della nuova
tecnologia, dell’affidabilità e della sua sicurezza?
La firma elettronica deve essere considerata in relazione
al singolo documento. L’accreditamento della firma elettronica è rilevante per
(il tipo di firma applicata e accettata da) una controparte ricevente.
Sfortunatamente, alcuni documenti non possono essere
firmati per via elettronica a causa della legge nazionale o delle restrizioni
costituzionali dell’azienda. Nei Paesi Bassi, un atto compiuto dinanzi ad un
notaio civile olandese richiede uno specifico tipo di carta e firme fatte a
mano.
Quando la parte ricevente è un registro od una autorità
nazionale o un tribunale non europeo, esso potrebbe non essere in grado o non
voler accettare un documento firmato per via elettronica. Le parti contraenti devono
essere consapevoli dell’attuale pratica di offrire solo soluzioni di firma
semplice o avanzata con meno requisiti tecnologici, pratiche da utilizzare e
meno costose. Queste sono meno affidabili e sono prive del riconoscimento (UE)
garantito. Ciò solleva la seguente questione: i tribunali nazionali regoleranno
diversamente casi simili, causando incertezza giuridica?